La mise en service du Registraire électronique pour le traitement et l’octroi des claims miniers
Une innovation efficace et des retombées bénéfiques pour la clientèle minière et le personnel du MERN
Le Secteur des mines du ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles a, entre autres, la responsabilité de gérer, de mettre à jour et de diffuser les données et les documents du Registre des droits miniers, réels et immobiliers du Québec.
Pour ce faire, le secteur a mis en place le système Octroi de droits miniers (ODM) et l’application Web Gestion des titres miniers (GESTIM) au début des années 2000. Au cours des années, ces systèmes ont toujours évolué en fonction des modifications de la Loi sur les mines et de son règlement d’application, ainsi qu’en fonction des avancées des technologies de l’information.
ODM est un système intégré, destiné aux utilisateurs internes du MERN, qui permet la gestion des droits miniers et des autorisations délivrées en vertu de la Loi sur les mines. Il constitue le Registre électronique des droits miniers, réels et immobiliers du Québec (Registre). Il permet aux registraires du MERN de traiter les demandes de droits en utilisant des fonctions d’aide à l’analyse pour valider les divers éléments de conformité légale tout au long du traitement. Une fois les demandes traitées, le Registre s’actualise en temps réel.
Le système GESTIM représente le volet Web du Registre. Il permet à la clientèle de consulter sur Internet les données, les documents et les cartes de titres miniers du Registre. La prestation électronique de service de GESTIM permet, notamment, à la clientèle de désigner sur cartes des claims et de payer les droits par l’entremise du commerce électronique.
Une innovation efficace
Dans le cadre de l’évolution continue de GESTIM et d’ODM, et afin de mieux servir la clientèle minière, un nouveau module informatique a été ajouté à ODM. Il s’agit du « Registraire électronique » qui a été déployé le 15 février 2021.
L’implantation de ce système a pour objectif d’automatiser le processus d’analyse et d’inscription de claims désignés sur carte. Le Registraire électronique s’occupe principalement des tâches répétitives et normées. C’est ainsi qu’il traite automatiquement tous les dossiers ne nécessitant aucune intervention de la part de l’équipe de registraires. Par conséquent, il permet à ces derniers d’utiliser leurs expertises dans les dossiers complexes qui requièrent de leur part une analyse détaillée.
Étapes de traitement du Registraire électronique
1- Sélection
C’est à partir des requêtes de désignation sur carte, soumises par la clientèle dans un formulaire de GESTIM, que le Registraire électronique sélectionne celles qui sont admissibles au traitement automatisé. La sélection est faite selon plusieurs critères, et ce, afin d’écarter les dossiers problématiques ou complexes qui seront envoyés à l’équipe de registraires. À titre d’exemple, lorsque l’avis de désignation porte, en partie, sur un terrain où l’exploration est interdite à l’activité minière, il ne sera pas traité par le Registraire électronique. Le système transfère automatiquement cette requête dans l’agenda d’un registraire.
2- Analyse et validation
Une fois la sélection des requêtes terminée, le Registraire électronique analyse chaque terrain demandé et vérifie si toutes les dispositions légales et réglementaires de la Loi sur les mines sont respectées. Ces validations sont faites à partir des données du système ODM. À titre d’exemple, le Registraire électronique vérifie si les droits requis de l’avis de désignation ont été acquittés en entier et si la demande est bien la première dans l’ordre de réception pour un même terrain.
3- Décision
C’est seulement lorsque l’ensemble des éléments de vérification assurant l’intégrité du cadre légal et réglementaire dans l’analyse de la demande de claim est validé par le Registraire électronique que le claim est ensuite délivré ou refusé.
Le claim octroyé est inscrit automatiquement au Registre public des droits miniers, réels et immobiliers du Québec. Le demandeur reçoit immédiatement une confirmation par courriel avec le certificat d’inscription du claim.
Des retombées bénéfiques
Le Registraire électronique permet, en outre, de réduire significativement les délais de traitement des demandes de claims. En effet, depuis sa mise en service, plus de 70 % des demandes de claims (plus de 4 000 demandes en 3 mois seulement) ont été traitées la journée même de leur dépôt comparativement à 20 à 30 jours, selon le cas, antérieurement. Le taux de demandes de claims traitées dans une journée devrait même augmenter après cette première période de rodage.
Durant ces deux dernières années, la mise en place du Registraire électronique a nécessité un effort colossal de la part du personnel de la Direction générale de la gestion du milieu minier en collaboration avec les équipes de développement de système à la Direction générale des ressources informationnelles. Des équipes de travail multidisciplinaires, composées de registraires, de juristes, de professionnels, d’analystes informatiques, de pilotes de système et de gestionnaires ont permis l’aboutissement de cette innovation, au bénéfice de la clientèle minière et du personnel du Secteur des mines.